Le Secrétariat Exécutif

DOUGBE OUSMANE M. Rachidath

Secrétaire Exécutive de la Mairie de Kérou

rachidath.dougbe@mairie.bj

Attributions de la Secrétaire Exécutive

La Secrétaire Exécutive, premier responsable de l'administration de la commune, dispose d'attributions propres pour assurer son bon fonctionnement. Au titre de ses attributions propres, la secrétaire exécutive assure :

l'organisation des services communaux et l'exécution du service;
la gestion des ressources humaines, financière et matérielles de la commune;
la gestion de l'information et de la communication de la commune;
la délivrance des permis et autres autorisations que prévoient les lois et règlement dans les domaines de compétence de la commune;

Dans ce cadre, elle :

représente la commune dans la vie civile et pour tout ce qui relève de ses attributions propres;
vieille à la bonne planification et à l'exécution des marchés publics communaux;
conserve et administre les propriétés de la commune;
suit la gestion des établissements communaux;
organise la gestion des services de voirie, d'assainissement et d'hygiène;
organise la gestion des archives;
publie les règlements dans le ressort de la commune;
publie les délibérations et les travaux du conseil communal;
nomme aux emplois communaux pour les lesquels la loi ou la règlementation ne fixe pas de dispositions particulières de nomination;
signe les actes d'état civil sur délégation du Maire. Cette délégation ne concerne pas la célébration des mariages;
organise le processus d'élaboration des documents de planifications;
gère les relations de travail technique avec les services déconcentrés de l'Etat.

Attributions de la DAAF

Sous l’autorité et le contrôle du Secrétaire Exécutif, la Directrice des Affaires Administratives et Financières gère les affaires administratives et financières. Dans ce cadre, elle est chargée de :

préparer l’avant-projet du budget de la commune ;
assurer la gestion financière de la commune ;
assurer la mobilisation des ressources financières propres de la commune ;
contribuer à la mobilisation des ressources fiscales ;
contribuer à l’élaboration des documents de planification de la commune ;
préparer l’avant-projet du compte administratif de la commune ;
participer à l’élaboration des dossiers d’emprunt ;
assurer la préparation et le suivi des volets financiers des conventions et contrat de location, de gestion, d’affermage, de concession de services publics ;
suivre la passation des marchés publics communaux ;
gérer le stock et le patrimoine de la commune
réaliser les études en matière financière au sein de la commune ;
assure la préparation et le suivi de la mise en œuvre des actes de gestion de la carrière du personnel de la commune ;
produire et transmettre au SE, le point mensuel du niveau de la mobilisation des ressources fiscales et non fiscales (au plus tard le 05 du mois suivant) ;
produire et transmettre au SE, le point trimestriel des mandatements et des paiements des dépenses de fonctionnement assorti des bordereaux mensuels de développement des dépenses de fonctionnement (au plus tard le 05 du mois suivant le trimestre) ;
produire et transmettre au SE, le point trimestriel de paiement relatif aux marchés publics communaux contractualisés et en cours d’exécution. Ce point doit être accompagné du niveau d’exécution dûment signé du DST et des bordereaux mensuels de développement des dépenses d’investissement (au plus tard le 05 du mois suivant le trimestre) ;
promouvoir la culture communale et la culture du service public au sein des agents ;
Suivre le niveau de performance des agents dans leur service ;
élaborer et suivre les indicateurs de gestion prévisionnelle des emplois et compétences et carrières (GPEC) ;
veiller au respect des normes de travail ;
élaborer les projets de décision d’affectation ;
traiter les dossiers de récompenses et de sanctions disciplinaires
identifier les besoins de formation ;
rechercher les formations adéquates au profit des cadres et autres agents ;
assurer la gestion du recrutement d’agents, la formation des agents et des élus, le stage de perfectionnement professionnel, en collaboration avec le Service des Affaires Financières ;
suivre la présence au poste des agents et en rendre compte au Secrétaire Exécutif ;
programmer des congés annuels du personnel administratif ;
préparer les réunions du personnel, les manifestations, réceptions et autres cérémonies officielles ;
gérer les relations entre le Maire et le syndicat des agents communaux.

Le DAAF élabore et adresse au Secrétaire Exécutif un rapport mensuel des activités.

Attributions de la DADE

Sous l’autorité et le contrôle du Secrétaire Exécutif, le Directeur des Affaires Domaniales et Environnementales exécute les missions ci-après :

coordonner et contrôler les opérations de lotissement et les travaux d’urbanisme et d’aménagement foncier ;
suivre l’évolution de l’occupation des parcelles et zones loties et gère les réserves foncières administratives de la commune ;
participer à l’instruction des dossiers de permis de construire et de démolir ;
contribuer au règlement des litiges domaniaux ;
contribuer à l’amélioration de la qualité de l’environnement ;
suivre la mise en œuvre des plans de gestion environnementale des grands projets en cours dans la commune ;
étudier les évolutions du territoire et apprécie les enjeux ;veiller au reboisement des espaces dédiés de la commune ;
appuyer les structures en charges des opérations de lotissement ;
participer à l'élaboration des documents de planification et de gestion de l'espace communal ;
contribuer à la vulgarisation des lois et règlements en matière de gestion foncière et environnementale.

Le DADE élabore et adresse au Secrétaire Exécutif un rapport mensuel des activités.

Attributions de la DDLP

Sous l’autorité et le contrôle du Secrétaire Exécutif, le Directeur du Développement et local de la Planification exécute les missions ci-après :

conduire le processus d’élaboration du Plan de Développement Communal (PDC) ;
suivre la mise en place des dispositions institutionnelles de mise en œuvre du PDC ;
assurer le fonctionnement du dispositif de suivi-évaluation du PDC ;
conduire les études prospectives de faisabilité des projets/programmes de développement ;
tenir le répertoire des groupements, associations, ONG et tout partenaire au développement œuvrant dans la commune ;
contribuer à l’établissement des partenariats locaux, nationaux et internationaux ;
rédiger les projets de coopération avec les partenaires extérieurs ;
assister les services concernés par les accords et partenariats extérieurs ;
effectuer le suivi et l’évaluation de la mise en œuvre des accords de jumelage et de coopération ;
apporter un appui aux partenaires extérieurs dans le cadre de la gestion des accords de jumelage et de coopération ;
assurer les activités relatives aux affaires sociales, à la jeunesse et à l’éducation.

Le DDLP élabore et adresse au Secrétaire Exécutif un rapport mensuel des activités.

Attributions de la DST

Sous l’autorité et le contrôle du Secrétaire Exécutif, le Directeur des Services Techniques exécute les missions ci-après :

organiser les études sur les stratégies de développement urbain de la commune, en collaboration avec le Directeur des Affaires Domaniales et Environnementales (DADE) et le Directeur de Développement Local et de la Planification (DDLP) ;
suivre l’état et l’évolution des infrastructures et équipements publics (voirie, réseaux de drainage, patrimoine immobilier communal) ;
préparer et suivre les études techniques des projets d’investissement de la commune ;
assurer la préparation et le suivi des cahiers de charge des acquisitions, prestations techniques et travaux ;
organiser et coordonner les opérations de fourniture et de distribution de l’eau potable, le cas échéant, conformément aux conventions signées avec l’Etat ou autres opérateurs ;
assurer la préparation matérielle des manifestations officielles.

Le DST élabore et adresse au Secrétaire Exécutif un rapport mensuel des activités.

Attributions de la PRMP

Sous l’autorité et le contrôle du Secrétaire Exécutif, la Personne Responsable des Marchés Publics exécute les missions ci-après :

planifier les marchés publics dont les montants prévisionnels hors taxes sont supérieurs au seuil de dispense ;
publier, à titre indicatif, l’avis général de passation des marchés publics ;
s’assurer de la réservation du crédit avant l’approbation du marché ;
élaborer les dossiers d’appel à concurrence en collaboration avec les services techniques compétents ;
lancer les appels à concurrence ;
publier le procès-verbal d’ouverture des offres et des propositions ainsi que les résultats d’attribution provisoire et définitive par les mêmes canaux que ceux de l’avis d’appel à concurrence ;
rédiger ou coordonner la rédaction des contrats et avenants ;
suivre ou coordonner le suivi de l’exécution administrative des marchés ;
organiser ou coordonner l’organisation des réceptions des ouvrages, fournitures et services, objet des marchés ;
tenir les statistiques et les indicateurs de performances ;
rédiger à l’attention du secrétaire exécutif à la fin de chaque trimestre un rapport comportant : i) un point global de l’évolution de la passation et de l’exécution des marchés ; ii) une analyse des niveaux de réalisation des indicateurs fixés; et iii) un point des difficultés rencontrées et des mesures prises ou suggérées en vue de l’amélioration de la performance de l’organe de passation des marchés publics ;
mettre en œuvre l’ensemble des procédures d’enregistrement des différentes phases de la passation des marchés, qu’elles soient administratives, techniques ou financières et procéder à l’archivage

La PRMP élabore et adresse au Secrétaire Exécutif un rapport mensuel des activités.

Attributions de la DSI

Sous l’autorité et le contrôle du Secrétaire Exécutif, le Directeur des Systèmes d'Information exécute les missions ci-après :

conduire l'élaboration, la mise à jour et l'exécution opérationnelle du schéma directeur communal des systèmes d'information ;
assurer la conduite des projets et programmes numériques de la commune ;
assurer la promotion et l'accélération de la transformation digitale de la commune et notamment, promouvoir l’accès en ligne des services de la commune ;
mettre en œuvre et garantir la cohérence technique et applicative des systèmes d'information ;
coordonner les fonctions systèmes d'information des structures de la commune ;
garantir la sécurisation formelle, l'authentification et la sauvegarde des documents administratifs et autres productions intellectuelles en accord avec les règles et politiques en vigueur ;
mettre en œuvre la politique de sécurité des systèmes d'information en accord avec les politiques et règles en vigueur ;
élaborer et mettre en œuvre la politique archivistique et de gestion des savoirs de la commune ;
organiser la mutualisation des ressources informatiques au sein de la commune ;
faciliter les relations entre les services techniques et les usagers pour un service public efficient ;
superviser la production de supports audiovisuels sur la politique socioéconomique de développement mise en place par l’autorité communale ;
assurer le pré-archivage de tous les courriers arrivés et départs de son service ;
gérer la mémoire de la commune à travers la banque d’informations sur la commune et ses partenaires ;
gérer l’archivage de tous les documents administratifs.

Le DSI élabore et adresse au Secrétaire Exécutif un rapport mensuel des activités.